assistente virtuale chi e cosa fa

Chi è e cosa fa un'assistente virtuale? Guida alla professione

La figura dell’assistente virtuale è sempre più diffusa anche in Italia e sono ormai molti i professionisti e le PMI che la scelgono come supporto. Ma chi è e cosa fa un’assistente virtuale esattamente? Ecco una piccola guida per fare chiarezza sulla professione.

Chi è l'assistente virtuale ?

L’assistente virtuale è una figura professionale che lavora da remoto offrendo servizi e supporto alle aziende e ai liberi professionisti. Il suo lavoro si svolge prevalentemente online e i rapporti con i clienti sono curati per via telematica. Per questo motivo, può svolgere il proprio lavoro in perfetta autonomia e non necessita di un ufficio o di alcuno spazio a spese del cliente. Detto questo, l’assistente virtuale è una figura incarne e ossa, con competenze professionali specifiche e, auspicabilmente, un bagaglio di esperienza. Il suo compito è alleggerire il carico di lavoro del cliente svolgendo per suo conto un elenco di attività e servizi concordati.

A chi si rivolgono i servizi dell'assistente virtuale?

Generalmente l’assistente virtuale lavora per imprenditori, artigiani e lavoratori autonomi. I suoi servizi si rivolgono a tutte quelle figure professionali che vogliono delegare parte delle operazioni che un’attività comporta. In particolare, i liberi professionisti e le PMI trovano decisamente vantaggioso poter delegare le attività secondarie che sottraggono tempo prezioso al proprio core business. Il tutto senza dover sostenere i costi di un dipendente interno, ma pagando soltanto per le ore di lavoro effettivo.

Di che cosa si occupa un'AV ?

La professione di assistente virtuale comprende un ampio ventaglio di servizi che differiscono anche in base al professionista in questione. Infatti, la definizione di Virtual Assistant si applica a diverse tipologie di supporto professionale alle aziende e ai lavoratori autonomi. In particolare, si spazia dai servizi di segreteria a quelli di consulenza, dai servizi di web marketing a quelli di amministrazione e contabilità. Ciascuna azienda deve perciò selezionare l’assistente virtuale con le competenze che corrispondono alle attività che intende delegare. Il vantaggio è che, a differenza di un dipendente, non è necessario restringere la ricerca alle zone limitrofe all’azienda. Un’assistente virtuale lavora perfettamente anche da chilometri di distanza e persino dall’estero.

I servizi più offerti dai Virtual Assistant :

Servizi di segreteria

  • Gestione degli appuntamenti
  • Organizzazione dell’agenda
  • Gestione della posta elettronica
  • Prenotazioni
  • Redazione di documenti
  • Creazione di presentazioni in Powerpoint.

Servizi di amministrazione

  • Gestione scadenzario e pagamenti
  • Gestione solleciti e recupero crediti
  • Redazione delle Note spese
  • Preparazione dei preventivi
  • Gestione del flusso di cassa
  • Contrattualistica

Talvolta, a seconda della specializzazione è possibile che l'assistente virtuale svolga anche:

Servizi di contabilità

  • Fatturazione elettronica
  • Gestione ciclo attivo e passivo
  • Chiusura del bilancio
  • Redazione prima nota
  • Preparazione documenti per il commercialista

Controllo di gestione

  • Monitoraggio dell’attività aziendale
  • Pianificazione degli obiettivi
  • Consulenza strategica
  • Gestione del budget
  • Reporting

Gestione del personale

  • Redazione contratti
  • Preparazione documenti di assunzione
  • Gestione delle presenze
  • Gestione pratiche per la salute e la sicurezza sul lavoro

Servizi di web marketing

  • Creazione contenuti
  • Aggiornamento del sito web
  • Creazione newsletter
  • Gestione Social Network.

È evidente quindi che la specializzazione della figura scelta è determinante per il tipo di aiuto che si intende ricevere. Se un’azienda intende ad esempio delegare amministrazione e contabilità, dovrà scegliere un’assistente virtuale specializzata in questi campi.

Come si diventa assistente virtuale ?

Per diventare assistente virtuale è necessario innanzitutto definire la propria area di competenza. Quindi stabilire quali servizi professionali è possibile offrire al cliente in base alla propria specializzazione. A questo bagaglio di competenze è possibile aggiungere un corso per Virtual Assistant e avvalersi del mentoring proposto da altri professionisti del settore. Una volta acquisiti anche gli strumenti per lavorare agevolmente da remoto è possibile iniziare l’attività.

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