assistente virtuale: chi è e cosa fa

Chi è e cosa fa un'assistente virtuale? Guida alla professione

La figura dell’assistente virtuale è sempre più diffusa anche in Italia e sono ormai molti i professionisti e le PMI che la scelgono come supporto. Ma chi è e cosa fa un’assistente virtuale esattamente? Ecco una piccola guida per fare chiarezza sulla professione.

Chi è l'assistente virtuale?

L’assistente virtuale è una figura professionale che lavora da remoto offrendo servizi e supporto alle aziende e ai liberi professionisti. Il suo lavoro si svolge prevalentemente online e i rapporti con i clienti sono curati per via telematica. Per questo motivo, può svolgere il proprio lavoro in perfetta autonomia e non necessita di un ufficio o di alcuno spazio a spese del cliente. Detto questo, l’assistente virtuale è una figura incarne e ossa, con competenze professionali specifiche e, auspicabilmente, un bagaglio di esperienza. Il suo compito è alleggerire il carico di lavoro del cliente svolgendo per suo conto un elenco di attività e servizi concordati.

A chi si rivolgono i servizi dell'assistente virtuale?

Generalmente l’assistente virtuale lavora per imprenditori, artigiani e lavoratori autonomi. I suoi servizi si rivolgono a tutte quelle figure professionali che vogliono delegare parte delle operazioni che un’attività comporta. In particolare, i liberi professionisti e le PMI trovano decisamente vantaggioso poter delegare le attività secondarie che sottraggono tempo prezioso al proprio core business. Il tutto senza dover sostenere i costi di un dipendente interno, ma pagando soltanto per le ore di lavoro effettivo.

Di che cosa si occupa un'AV?

La professione di assistente virtuale comprende un ampio ventaglio di servizi che differiscono anche in base al professionista in questione. Infatti, la definizione di Virtual Assistant si applica a diverse tipologie di supporto professionale alle aziende e ai lavoratori autonomi. In particolare, si spazia dai servizi di segreteria a quelli di consulenza, dai servizi di web marketing a quelli di amministrazione e contabilità. Ciascuna azienda deve perciò selezionare l’assistente virtuale con le competenze che corrispondono alle attività che intende delegare. Il vantaggio è che, a differenza di un dipendente, non è necessario restringere la ricerca alle zone limitrofe all’azienda. Un’assistente virtuale lavora perfettamente anche da chilometri di distanza e persino dall’estero.

I servizi più offerti dai Virtual Assistant

Servizi di segreteria

  • Gestione degli appuntamenti
  • Organizzazione dell’agenda
  • Gestione della posta elettronica
  • Prenotazioni
  • Redazione di documenti
  • Creazione di presentazioni in Powerpoint.

Servizi di amministrazione

  • Gestione scadenzario e pagamenti
  • Gestione solleciti e recupero crediti
  • Redazione delle Note spese
  • Preparazione dei preventivi
  • Gestione del flusso di cassa
  • Contrattualistica

Talvolta, a seconda della specializzazione è possibile che l'assistente virtuale svolga anche:

Servizi di contabilità

  • Fatturazione elettronica
  • Gestione ciclo attivo e passivo
  • Chiusura del bilancio
  • Redazione prima nota
  • Preparazione documenti per il commercialista

Controllo di gestione

  • Monitoraggio dell’attività aziendale
  • Pianificazione degli obiettivi
  • Consulenza strategica
  • Gestione del budget
  • Reporting

Gestione del personale

  • Redazione contratti
  • Preparazione documenti di assunzione
  • Gestione delle presenze
  • Gestione pratiche per la salute e la sicurezza sul lavoro

Servizi di web marketing

  • Creazione contenuti
  • Aggiornamento del sito web
  • Creazione newsletter
  • Gestione Social Network.

È evidente quindi che la specializzazione della figura scelta è determinante per il tipo di aiuto che si intende ricevere. Se un’azienda intende ad esempio delegare amministrazione e contabilità, dovrà scegliere un’assistente virtuale specializzata in questi campi.

Come si diventa assistente virtuale?

Per diventare assistente virtuale è necessario innanzitutto definire la propria area di competenza. Quindi stabilire quali servizi professionali è possibile offrire al cliente in base alla propria specializzazione. A questo bagaglio di competenze è possibile aggiungere un corso per Virtual Assistant e avvalersi del mentoring proposto da altri professionisti del settore. Una volta acquisiti anche gli strumenti per lavorare agevolmente da remoto è possibile iniziare l’attività.

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