Che cos’è il controllo di gestione e come si fa?

Hai sentito parlare di controllo di gestione e vuoi sapere se può servire alla tua azienda? La risposta è assolutamente sì, indipendentemente dal tuo settore. Perché? Semplicemente, qualsiasi impresa ha bisogno di un sistema di controllo che definisca in modo chiaro strategia, direzione e risultati.

Il controllo di gestione è lo strumento operativo che ti permette di pianificare e monitorare l’andamento dell’azienda. Purtroppo molti imprenditori meno accorti di te provano a mandare avanti il proprio business senza preoccuparsi di questi aspetti o facendo affidamento solamente sul bilancio. Un modo di procedere molto rischioso che impedisce di prendere le giuste decisioni e fa perdere occasioni importanti. Come mai?

Contabilità generale: necessaria ma insufficiente.

Probabilmente, come ogni professionista a capo di un’azienda, anche tu hai familiarità con la contabilità generale. In linea generale, si tratta della registrazione di tutte le operazioni di natura economica e finanziaria che l’azienda effettua con l’esterno nell’arco di un anno. Il suo fine ultimo è il bilancio di esercizio in base al quale calcolare le imposte da versare.

Non a caso, la contabilità generale è obbligatoria per legge per qualsiasi impresa, con pochissime eccezioni. I dati ottenuti sono preziosi per tenere conto delle attività registrate dall’azienda in un anno, ma anche molto incompleti per un uso più approfondito. Come mai?

– Non danno informazioni sui servizi specifici.

In quanto contabilità generale, non distingue in modo chiaro le operazioni inerenti a un prodotto, a un servizio o a un cliente in particolare. Perciò è difficile capire quali sono i punti deboli dell’azienda e quali le aree o le persone su cui puntare.

– Non permettono di prendere decisioni tempestive.

La contabilità generale viene presentata tardivamente, quando l’anno di attività è già concluso da tempo. Dunque non ti offre alcun dato utile per prendere decisioni importanti per il tuo business che richiedono interventi tempestivi.

Ecco perché scegliere di orientare la direzione della tua azienda basandoti solo sul bilancio annuale sarebbe un grave errore strategico. Lo strumento necessario per definire gli obiettivi, prendere decisioni efficaci e valutare i risultati della direzione scelta è proprio il controllo di gestione.

Come funziona il controllo di gestione?

Il controllo di gestione comprende una serie di operazioni e tecniche per definire una strategia efficace per la tua azienda e valutarne in tempi utili l’andamento. Grazie a questo strumento puoi:

  • Pianificare obiettivi aziendali realistici
  • Ottimizzare le risorse dell’azienda
  • Valutare tempestivamente l’andamento aziendale
  • Analizzare la redditività di ogni unità produttiva
  • Migliorare la strategia aziendale in base a dati concreti

Per ottenere tutti questi vantaggi, il controllo di gestione si articola in diverse fasi.

Fase 1: Pianificazione.

La fase di pianificazione prende in considerazione la contabilità analitica, o contabilità gestionale dell’impresa. I costi e i ricavi indicati dalla contabilità generale vengono suddivisi per destinazione, per mettere in luce la redditività di ogni singola parte dell’azienda.

In questo modo si ha un quadro più preciso dell’impatto economico di ogni prodotto, servizio, canale di distribuzione e personale di vendita. Dati fondamentali per pianificare correttamente una strategia aziendale con obiettivi realistici e raggiungibili e la definizione delle azioni necessarie a conseguirli.

Fase 2: Valutazione.

La seconda fase si basa sulla valutazione e programmazione delle risorse indispensabili per raggiungere gli obiettivi prefissati. È una fase molto delicata perché richiede di programmare chi deve compiere certe azioni, in che modo, quando deve farlo e, soprattutto, con quale budget.

Il budget, o bilancio previsionale, dovrebbe essere il più possibile completo. Oltre alla parte economica dovrebbe quindi comprendere i movimenti finanziari, quindi i flussi di cassa, gli investimenti e il patrimonio aziendale. A questo punto avremo una stima più obiettiva della fattibilità di ogni obiettivo.

Fase 3: Azione.

Una volta messa punto la strategia,allocati mezzi, risorse e budgete definite le tempistiche, è il momento di mettersi in moto. In questa fase vengono implementate tutte le operazioni programmate. La strategia delineata indica la direzione da seguire ma è essenziale che all’interno dell’azienda ci sia una condivisione quotidiana di obiettivi e risultati.

In questo modo si raccolgono dati importanti per capire l’andamento aziendale e coordinare al meglio ogni azione. L’imprenditore dovrà necessariamente delegare alcune operazioni, ma con uno scambio di informazioni ottimale avrà comunque il controllo della situazione.

Fase 4: Verifica.

Ultima, non certo per importanza, questa fase permette di verificare l’efficacia della strategia e delle azioni svolte. Non si tratta di una verifica finale a progetto concluso ma di un monitoraggio parallelo che permette di correggere la rotta quando necessario. Uno strumento indispensabile in questa fase è l’analisi degli scostamenti, che individua il divario tra prospettive e risultati.

Questa analisi tiene conto sia delle performance dell’anno precedente che della pianificazione per l’anno in corso. In base all’entità e alla natura degli scostamenti, sarà necessario intervenire sul budget preventivato, sulle azioni effettuate o sulla strategia pianificata a monte. Il risultato sarà la ridefinizione di ogni aspetto interessato per una gestione più efficace dell’azienda.

A chi delegare il controllo di gestione?

È evidente come il controllo di gestione permetta di ottenere un quadro molto più accurato dell’andamento aziendale. Inoltre, consente di rilevare informazioni utili per prendere decisioni importanti al momento giusto, senza il rischio di sgradevoli sorprese.

Molti imprenditori, soprattutto di PMI, rinunciano a questo prezioso vantaggio per evitare il costo di una figura interna specializzata. In effetti queste operazioni richiedono tempo e competenze specifiche.

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