Come funziona la collaborazione con un’Assistente Virtuale?

Una delle domande che ricevo più spesso nel primo incontro con un cliente è “Come impostiamo la collaborazione?”. Domanda lecita e importante, perché collaborare con un’Assistente Virtuale significa soprattutto curare l’organizzazione iniziale per poi procedere in modo fluido ed efficiente. Ogni cliente ha precise esigenze, tempistiche e scadenze che devono essere attese, oltre a strumenti e procedure in uso per le mansioni che intende delegare. Quindi come funziona la collaborazione con l’Assistente Virtuale?

Come impostare la collaborazione con Assistente Virtuale.

Il primo vantaggio di collaborare con un’Assistente Virtuale è proprio quello di ottenere un servizio personalizzato. Puoi scegliere di ricorrere all’AV per singole mansioni o stabilire un rapporto continuativo, di usufruire di una tariffa oraria o di un pacchetto mensile o forfettario. Inoltre puoi definire molti altri dettagli per una collaborazione su misura per le tue esigenze professionali e la routine della tua azienda. Bastano tre semplici passi per impostare la collaborazione con l’Assistente Virtuale. Ecco come procedo di solito con i miei clienti:

1° Step: conosciamoci meglio.

Il primo incontro che organizzo con un cliente è una call conoscitiva e di presentazione. In questa occasione, potrai parlarmi della tua attività e di quali mansioni vuoi delegare nello specifico. In base ai tuoi progetti e obiettivi, definiremo le azioni da compiere e le scadenze di consegna da rispettare. Troveremo il punto di incontro tra le tue esigenze e le mie disponibilità e definiremo il tipo di tariffa più conveniente in base alla tua richiesta. Alla fine della call avrò tutte le informazioni necessarie per presentarti con esattezza il preventivo.

2° Step: definiamo strumenti e processi.

Se approvi il preventivo, procediamo con la seconda fase. Stabilita la direzione da raggiungere e le mansioni da svolgere è il momento di pensare agli aspetti operativi della collaborazione. Innanzitutto, concorderemo gli strumenti da utilizzare durante il rapporto di lavoro. In particolare, serviranno:

Canali di comunicazione.

Come vuoi comunicare con la tua Assistente Virtuale? Trattandosi di una collaborazione da remoto, possiamo scegliere tra diversi mezzi, come Skype, email, Whatsapp, telefono o un insieme di questi per rendere più agevole ogni contatto. Definire i canali migliori anche in base alle tue preferenze è un punto importante per evitare contrattempi.

Tool di condivisione.

Per favorire lo scambio di informazioni, documenti e condividere tutto il necessario, strumenti come Google Drive o Dropbox sono perfetti. Si tratta di tool semplici da usare, almeno nelle funzioni che ci interessano, accessibili anche a chi non è abituato. Posso suggerirti io quello più pratico per la collaborazione o adottare lo strumento che usi di solito. In questo modo, otterremo cartelle condivise con il materiale che entrambi dobbiamo tenere sotto controllo. Puoi anche scegliere di inviarmi i documenti necessari tramite email e mi occuperò io di caricarli nelle cartelle in condivisione.

Tool di lavoro.

La collaborazione con un’Assistente Virtuale serve soprattutto a ottimizzare il tuo lavoro. Per una gestione efficace di scadenze, obiettivi e operazioni sceglieremo lo strumento ideale in base alle necessità. Magari utilizzi già alcune tabelle, fogli Excel o specifici sistemi gestionali per la tua azienda. Sono pronta ad allinearmi alle tue abitudini e procedure o a suggerirtene di efficaci se desideri un consiglio.

Tool di project management.

In anni di collaborazione ho sperimentato l’importanza di un costante aggiornamento reciproco sull’andamento dei progetti. È fondamentale che abbiamo entrambi modo di verificare le mansioni svolte e quelle ancora da svolgere, o di monitorare il raggiungimento degli obiettivi preposti. Il modo più semplice per farlo è attraverso uno strumento di Project Management, come Trello, Asana, Clickup o Basecamp che permettono di condividere compiti, azioni e traguardi. Se preferisci, nulla vieta di aggiornarci con uno scambio di email, poi provvederò io a inserire l’avanzamento nel tool prescelto.

Tool di tracciamento.

Quando collabori con un’Assistente Virtuale, paghi solo per le ore effettivamente lavorate. Ma come fai a sapere con esattezza se corrispondono a quelle fatturate? Personalmente uso un tool di tracciamento, Toggle, dove registro tutte le ore di lavoro e i task svolti nell’intervallo di tempo indicato. Ti invierò regolarmente il report delle ore insieme ad ogni fattura.

3° Step: mettiamoci alla prova.

In qualsiasi percorso insieme, il primo tratto è un buon banco di prova per capire se la direzione impostata è quella giusta. Un periodo di rodaggio sarà il punto di partenza per affinare i processi, valutare l’efficacia degli strumenti, testare la praticità delle scadenze prefissate. La teoria differisce sempre un po’ dalla pratica, quindi prima inizieremo, prima potremo decidere se proseguire con lo stesso iter o correggerlo strada facendo. La collaborazione con un’Assistente Virtuale è un rapporto di lavoro che si consolida nel tempo. L’ideale è iniziare in un periodo di relativa tranquillità, per impostare al meglio le basi della collaborazione. Così saremo pronti a far fronte agli imprevisti quando il carico di lavoro o scadenze impellenti lo richiederanno.

Vuoi scoprire nel dettaglio come funziona la collaborazione con un’Assistente Virtuale? Contattami per una prima call senza impegno. 

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