7 consigli per organizzare il tempo in modo efficace.

Organizzare il tempo nel modo migliore è una vera arte che ti permette di risparmiare energie e portare a termine un maggior numero di obiettivi. Attenzione: qui non si tratta di sovraccaricarsi di impegni inseguendo il mito del multitasking. Piuttosto, è questione di organizzare i propri ritmi lavorativi, la priorità dei compiti e la qualità delle pause in modo intelligente e sostenibile. L’organizzazione del tempo è una necessità imprescindibile per ogni lavoratore, a maggior ragione se sei un libero professionista. Non dover sottostare a orari e vincoli imposti da altri è un grande vantaggio solo se sai come gestirlo in modo ottimale. Altrimenti rischi di sprecare intere giornate, magari facendo ciò che non ami, e trovarti alla sera con la metà dei task previsti portati a termine. Come correre ai ripari? Ecco sette consigli per organizzare il tempo efficacemente.

Ottimizzare il tempo è questione di esercizio.

Prima di scoprire le strategie migliori per l’organizzazione delle giornate lavorative, voglio darti subito un consiglio. Come ogni altra abilità, anche l’ottimizzazione del tempo si apprende un po’ alla volta. Cosa significa? Semplicemente che se tenti di applicare tutti i consigli insieme a partire da subito rischi di arrenderti presto. Non perché siano difficili da mettere in pratica, anzi! Ma proprio perché appaiono così semplici la tentazione di stravolgere di punto in bianco la tua routine potrebbe portarti al risultato opposto. La nostra mente tende a ripetere schemi e comportamenti, perciò potrebbe ribellarsi a un cambio drastico di abitudini. Come ingannarla?

Come per ogni nuovo obiettivo, prova ad adottare la “Teoria dell’1%”: ogni giorno, un piccolo cambiamento verso il traguardo. Magari metti in pratica il primo consiglio e passa al secondo dopo qualche giorno, quando la prima strategia è diventata ormai parte della tua routine. Acquisterai fiducia nel percorso e in molto meno tempo avrai fatto tue le tecniche dell’organizzazione. Ecco quali sono:

1. Tieni un’agenda degli impegni.

Sembra banale, ma non lo è. Annotare impegni e scadenze nero su bianco è il primo passo essenziale per organizzarsi. Puoi scegliere la classica agenda fisica o ricorrere a una delle moltissime app pensate per lo scopo. Da Google Calendar a Todoist fino a Trello, per calendarizzare gli impegni e, se vuoi, condividere progetti e avanzamenti con clienti e collaboratori.

2. Scrivi alla sera la tua To-Do-List.

Dopo aver scandito gli impegni nel lungo periodo, occupati dei compiti da svolgere giorno per giorno. Prepara una lista delle cose da fare e depenna ogni voce una volta portato a termine l’impegno. Ti permetterà di non dimenticare niente e focalizzarti su una cosa alla volta. Due consigli:

Scrivi la To-Do-List alla sera.

Scrivere a fine giornata gli impegni di domani ti aiuterà a rilassarti e a non rimuginare a letto.

Assicurati che sia attendibile.

Non concentrare nella To-Do-List quotidiana più attività di quelle che realisticamente puoi affrontare. Altrimenti l’organizzazione salterà rischiando di buttarti giù di morale.

3. Scopri le tue priorità.

Questo è un consiglio prezioso per organizzare il tempo in modo produttivo e soddisfacente. A volte la quantità di impegni ci fa perdere di vista la giusta prospettiva e finiamo col rimandare le attività più importanti. Per non cadere in errore, prova ad applicare la Matrice di Eisenhower.Ecco come funziona: prendi foglio e penna e dividi le attività in una tabella a quattro settori. Scrivi “importante” sul lato verticale e “urgente” sul quello orizzontale.

Ne risulteranno quattro tipi di attività:

I. Importanti e urgenti: falle subito. Sono le tue priorità.

II. Importanti e non urgenti: pianificale. Se le rimandi per troppo rischi di trascurarle.

III. Urgenti e non importanti: delegale. Non sono importanti per il tuo core business ma vanno comunque svolte.

IV. Non urgenti e non importanti: eliminale. Non vale la pensa perderci tempo.

4. Elimina le distrazioni.

Niente passa più in fretta del tempo passato dietro alle distrazioni. Qualche esempio? Telefonate non necessarie, lettura di email personali, shopping online, tempo perso sui social. Cerca di dedicare le ore lavorative esclusivamente alle attività previste. Un consiglio: usa il blocco App o i reminder di Facebook e Instagram che trovi nelle impostazioni per avvertirti di quanto tempo hai passato sui social. Tieni ordinato il tuo ambiente di lavoro e circondati solo di ciò che ti serve o ti aiuta a concentrarti.

5. Traccia il tempo.

Tracciare il tempo è un’abitudine che molti freelance evitano perché preferiscono una gestione più “elastica”. Tuttavia, una volta adottata, è una prassi utilissima in molti versi. Non solo ti permette di limitare al minimo le distrazioni e di concentrarti su ciò che fai. Ma ti offre anche uno storico dettagliato del tempo che impieghi in ogni task, che ti sarà utilissimo per preventivi e fatturazioni. Come tracciare il tempo? Ci sono molti tool utili per lo scopo, per esempio Toggl. Altrimenti, usa la “Tecnica del pomodoro”. Prendi il classico timer da cucina e imposta il tempo che intendi trascorrere lavorando prima della prossima pausa. Alla fine di ogni attività, conta i pomodori conclusi per portarla a termine.

6. Pianifica le pause.

Lo so che lo scopo è organizzare il tempo per essere più produttivi. Ma proprio per questo pianificare le tue pause ti sarà essenziale. Una pausa pianificata ti permette di staccare e riposare la mente per ripartire con più energia. Per chi lavora al computer, è anche una precauzione necessaria per evitare di affaticare gli occhi. Inoltre, figurando in agenda, la pausa diventa libera da sensi di colpa e ti offre l’opportunità di distrarti davvero con qualcosa che ti piace e ti rilassa. Per capirci, non finirai a mangiucchiare patatine al PC o scorrere distrattamente il feed di Instagram, vanificando minuti preziosi per il recupero.

7. Delega le attività.

Hai presente le attività finite nel terzo riquadro della tabella di Eisenhower? Quelle urgenti ma non importanti? Queste e altre attività, che magari sono importanti ma non richiedono la tua competenza, sono quelle da delegare. Se sei un libero professionista, dovrai ad esempio occuparti delle fatture, dei preventivi, della tua amministrazione e contabilità. Sono attività indispensabili e con scadenze precise ma non importanti per il tuo core business. Delegare non è il tuo forte? Per capire quanto sia importante e proficuo per la tua attività, leggi questo articolo sull’importanza di delegare.

Non hai un collaboratore di fiducia a cui delegare le attività? Come Assistente Virtuale specializzata in amministrazione, contabilità e controllo di gestione, posso occuparmi per te di questi e altri aspetti. Lavorando da remoto e fatturando solo il tempo effettivamente impiegato nei compiti che mi affidi, sono una collaboratrice accessibile anche per i freelance.

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