Guida alla gestione delle scadenze

La gestione dello scadenzario annuale o mensile è un’operazione che semplifica moltissimo la vita professionale. Quante volte ti capita di accorgerti in ritardo che un cliente non ti ha ancora pagato? O di dimenticare una scadenza di pagamento che può persino costarti una penale? Un buon sistema di gestione delle scadenze ti permette di evitare tutti questi problemi e risparmiare tempo e incomprensioni nei rapporti con fornitori e clienti. Come funziona uno scadenzario?

Che cos’è uno scadenzario.

Lo scadenzario è una scrittura elementare non obbligatoria che comprende tutte le somme che un’impresa o un professionista deve versare o incassare. Il foglio delle scadenze può essere compilato in forma libera e comprende sia le operazioni contabili che quelle economiche. La sua funzione è indicare con immediatezza le date in cui un’azienda deve pagare i propri creditori o incassare dai clienti, per evitare ritardi onerosi. In particolare, la gestione delle scadenze tiene conto di:

Debiti

  • Debiti verso i fornitori
  • Debiti verso l’Erario
  • Debiti verso INPS e INAIL
  • Debiti verso i dipendenti
  • Debiti di finanziamento
  • Cambiali Passive
  • Debiti per leasing e locazioni

Crediti

  • Crediti verso i clienti
  • Crediti di finanziamento
  • Cambiali attive

Si tratta quindi di un resoconto aggiornato che ti offre una panoramica completa delle scadenze in arrivo.

A cosa serve la gestione delle scadenze?

Quando sei a capo di un’azienda o lavori in proprio non è facile tenere a mente tutti gli impegni e i termini di scadenza. Se in alcune situazioni puoi permetterti una piccola dilazione, molto più spesso un mancato incasso o un pagamento in ritardo si ripercuotono negativamente sul bilancio. Oltre al danno economico della mancanza di liquidità e di una possibile sanzione, rischi una pessima reputazione come debitore o creditore.

Nel primo caso, i fornitori e gli altri soggetti a cui devi denaro inizieranno a considerarti un cattivo pagatore, a discapito di un rapporto di fiducia. Nel secondo caso, il cliente o il tuo debitore penseranno che non hai molta necessità di riscuotere e, con il tempo, i ritardi negli incassi si moltiplicheranno. La gestione delle scadenze ti permette di avere il controllo delle entrate e delle uscite della tua azienda mantenendo rapporti costruttivi con i soggetti esterni.

Vantaggi della gestione delle scadenzario.

La mancata gestione delle scadenze non è solo un problema per il flusso di cassa ma si porta dietro altre criticità. Senza uno scadenzario organizzato, perderai molto più tempo per recuperare le informazioni necessarie quando è il momento di preparare le fatture o i bonifici. Inoltre la tua gestione finanziaria ne risente perché non hai ben chiaro quando puoi permetterti o meno determinati investimenti. La gestione dello scadenzario ti permette di:

  • Tenere sotto controllo incassi e pagamenti scaduti
  • Risparmiare tempo al momento della fatturazione
  • Essere trasparente nei rapporti con clienti, dipendenti, fornitori e finanziatori
  • Avere dati certi per la pianificazione finanziaria

Come si prepara uno scadenzario?

Occuparsi della gestione delle scadenze richiede una piccola organizzazione a monte. Innanzitutto, dovrai preparare il tuo scadenzario mensile e annuale. Ti consiglio di tenere separati lo scadenzario fornitori, comprensivo dei debiti di varia natura, e lo scadenzario clienti. Per ciascuno dovrai indicare:

  • Descrizione (debito o credito)
  • Data di scadenza (giorno, mese, anno)
  • Stato (aperto, chiuso, sospeso)
  • Importo
  • Soggetto (cliente, fornitore)
  • Documento di riferimento (fattura n°)
  • Modalità del pagamento o incasso (contanti, bonifico, assegno)
  • Note addizionali

In quanto scrittura in forma libera, puoi scegliere il modello di scadenzario e lo strumento di gestione che preferisci. Per esempio:

– Software per le scadenze.

Si tratta di un programmi appositi che puoi installare sul tuo computer per creare uno scadenzario personale. Ti permettono di ricercare le scadenze per soggetto o tipologia e, una volta impostato l’intervallo di pagamento o incasso, calcolano in automatico la nuova scadenza. Con questa soluzione non riceverai un avviso al momento della scadenza ma puoi visualizzare lo scadenzario all’apertura del programma da te scelto.

– Scadenzario elettronico con foglio Excel.

Lo scadenzario Excel è molto pratico e alla portata di tutti. Se cerchi uno strumento per creare uno scadenzario gratis ti suggerisco questa soluzione. Excel è il foglio di lavoro elettronico di Microsoft e puoi installarlo facilmente sul tuo PC se non ce l’hai già in dotazione. Con questo strumento puoi realizzare il tuo scadenzario fai da te in modo semplice e facilmente aggiornabile.

Creare uno scadenzario con Excel.

Se per la gestione delle scadenze hai deciso di utilizzare Excel, puoi aprire nel programma un nuovo foglio di calcolo e impostare le righe e le colonne che ti servono per inserire i dati. Il bello di Excel è che offre funzionalità più o meno avanzate, in base a quanto hai familiarità con il programma.

Se hai una certa esperienza con i fogli di calcolo e la programmazione, ti consiglio di attivare le Macro di Excel. In questo modo otterrai un ambiente di programmazione con cui creare scadenzari e progetti anche complessi. Puoi farlo così:

  • Clicca con il tasto destro sul menu e seleziona “Personalizza barra multifunzione”
  • Clicca sulla voce “Sviluppo”
  • Seleziona l’icona “Visual Basic” (il linguaggio di programmazione di Excel)
  • Da qui potrai implementare le Macro desiderate.

Questa opzione avanzata è comoda anche per le aziende che devono tenere uno scadenzario ricco di dati in aggiornamento.

Come gestire le scadenze senza stress?

Come hai visto la gestione dello scadenzario è fondamentale per la salute del tuo business. Purtroppo so per esperienza che molti imprenditori e professionisti non hanno tempo materiale per occuparsene come dovrebbero. Se è anche il tuo caso, non fartene una colpa. Utilizzare uno scadenzario elettronico è già un buon passo per agevolarti il compito. Se invece non vuoi o non puoi occupartene in prima persona puoi contare sul mio aiuto.

Come Assistente Virtuale specializzata in contabilità, amministrazione e controllo di gestione, posso gestire lo scadenzario per te, interamente da remoto e senza spese fisse. Vuoi saperne di più? Contattami per scoprire come posso aiutarti.

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